Toimintaohjeet

Synopin ohjesäännöt (hallituksen ehdotus versio 1.2)

1. ENSIMMÄINEN KOKOUS: JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS

Ensimmäinen kokous voidaan pitää jo ennen vuodenvaihdetta. Tällöin on kuitenkin muistettava, että Synopia koskevista asioista ei voi tehdä päätöksiä ennen hallituskauden alkamista tai päätökset on vahvistettava hallituskauden alettua. Sen sijaan hallitus voi jo tässä vaiheessa päättää eri virkojen jaosta. Lisätietoa viroista löytyy luvusta 6.

2. SYNOPIN HALLITUKSEN KEVÄT

2.1 Kevään enimmäinen kokous

Kevään ensimmäisessä kokouksessa tulee siirtää rahastonhoitajan tilinkäyttöoikeudet sekä käteiskassanhoitajan käteiskassastamaksuoikeus edellisen vuoden virkailijoilta uusille virkailijoille. Tämä tulee lukea pöytäkirjassa muodossa: ”Tilinkäyttöoikeus poistetaan N.N.:ltä ja myönnetään N.N.:lle.” Kokouksessa sovitaan kevätkokouksen ajankohta, mieluiten helmikuun alkupuolelle, fuksikahvien aika, paikka, ohjelma ja tarjoilu sekä päätetään, keille myönnetään Synopin käyttäjätunnukset.

2.2. Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin

Patentti- ja rekisterihallitukseen on ilmoitettava yhdistyksen nimenkirjoittajien muutos heti toimintakauden alussa.

2.3. Kevätkokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Ennen kevätkokousta tulee järjestää kokous, jossa hyväksytään edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös hallituksen esityksiksi kevätkokousta varten. Tässä vaiheessa tulisi olla valmiina myös tilintarkastuskertomus. Hallituksen puheenjohtaja huolehtii, että kevätkokous kutsutaan koolle sääntöjen mukaisesti eli kokouskutsussa on mainittava tilinpäätös sekä tili- ja vastuuvapauden myöntäminen. Kokouksessa hyväksytään toimintakertomus, esitetään tilintarkastuskertomus, hyväksytään tilinpäätös sekä myönnetään tili- ja vastuuvapaus uudelle hallitukselle.

2.4. HYY:n toiminta-avustushakemus

Alkukeväällä hallituksen tulee huolehtia, että HYY:n toiminta-avustushakemus toimitetaan kaikkien liitteiden kanssa määräaikaan mennessä HYY:lle

2.5. Kevään toiminta

Kevään toiminnan suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Kevään ohjelmaan kuuluvat perinteisesti laskiaismäki, sählyvuorot ja yliopiston sählysarjaan osallistuminen, saunailta, excursiot ja opintomatkat, kulttuuritilaisuuksissa käynti, vappusääveikkaus, vappuna Mantan lakituksen seuraaminen sekä toukokuussa Akateeminen Wartti ja kevätkauden päättäjäiset.

2.6. Muita kevään asioita

Kesällä järjestettävän opinto- ja virkistysmatkan suunnittelu aloitetaan hyvissä ajoin. Keväällä Synopin hallituksen tulee hankkia ainakin yksi Synopin toiminnassa mukana oleva meteorologian opiskelija fysikaalisten tieteiden tutoriksi sekä tarkistaa HYY:n opiskelijakalenterin suomen- ja ruotsinkielinen järjestöesittelyteksti. Viimeisessä kevään kokouksessa voidaan vielä sopia kesän toiminnasta, esimerkiksi liitokiekon pelaamisesta.

3. SYNOPIN HALLITUKSEN SYKSY

3.1. Syksyn ensimmäinen kokous

Syksyn ensimmäisessä kokouksessa vaihdetaan kesän kuulumiset ja aletaan miettiä syksyn ohjelmaa. Syyskokouksen ajankohdasta ja paikasta kannattaa päättää jo hyvissä ajoin ennen vuoden loppua. Syyskokoukselle sopivin ajankohta lienee marraskuussa.

3.2. Syyskokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Syyskokousta edeltävässä hallituksen kokouksessa hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio hallituksen esityksiksi syyskokousta varten. Jälleen puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia, että syyskokous on laillisesti koolle kutsuttu, eli kokouskutsussa on mainittu hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta, toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen, tilintarkastajien ja heidän varahenkilöidensä valinta sekä jäsenmaksusta päättäminen. Ennen syyskokousta voi selvittää, ketkä ovat kiinnostuneita seuraavaksi vuodeksi inspehtoorin virasta, tilintarkastajan tehtävistä, seuraavan hallituksen jäsenyydestä tai puheenjohtajuudesta tai Synopin Sanomien päätoimittajan virasta. Syyskokouksessa päätetään em. virkojen täyttämisestä ja mahdollisesta jäsenmaksun muuttamisesta sekä hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio.

3.3. Syksyn toiminta

Uusia jäseniä rekrytoidaan esittelemällä järjestön toimintaa lukukauden alkupuolen opiskelijatapahtumissa, kuten avajaiskernevaaleissa ja uusien illoissa. Syksyn toimintaan kuuluvat fuksien ja vanhempien opiskelijoiden tapaaminen, fuksisuunnistus ja saunailta, sählyvuorot ja sählysarjaan osallistuminen, excursiot, opintomatkat sekä pikkujoulut.

3.4. Muita syksyn asioita

Synopin hallitus huolehtii mahdollisten avustushakemusten laadinnasta yliopistolle ja muille tahoille. Uusille dynaamisen meteorologian opiskelijoille tilataan tarvittaessa yhteistilauksena James R. Holtonin kirja ”An Introduction to Dynamic meteorology”. Rahat kannattaa kerätä etukäteen sitovan tilauksen yhteydessä. Tutor pitää huolta, että fuksit tiedustelevat sponsoreita ja tekevät haalaritilauksen.

4. YLEISTÄ SYNOPIN TOIMINNASTA

4.1. Hallituksen kokoukset

Synopin hallituksen kokouksia voi järjestää niin paljon ja niin usein kuin hallitus katsoo tarpeelliseksi, yleensä kerran kuussa lukukausien aikana.

4.2. Tiedotustoiminta

Kaikesta toiminnasta ilmoitetaan sekä ilmoitustaululla että sähköpostilistalla. Synopin uutisryhmä toimii vapaamuotoisena keskustelukanavana. Myös yhdistyksen www-sivuilla tiedotetaan ajankohtaisista asioista.

Ilmatieteen laitoksen henkilöstölehden Puhurin ja tiedotuslehden Vihurin välityksellä tiedotetaan jo työelämään siirtyneille jäsenille tapahtumista. Synopin Sanomat pyritään julkaisemaan 1-2 kertaa vuoden aikana. Lehteä myydään aktiivisesti yliopiston lisäksi alan yrityksissä, jotta se tavoittaisi myös vanhemman jäsenistön.

4.3. Ruusu valmistuneille

Synopin hallitus ojentaa ruusun filosofian maisterin tutkinnon suorittaneille meteorologian opiskelijoille.

4.4. Yhteydet ulkomaailmaan

4.4.1. Yhteydet toisiin ainejärjestöihin

Synop pitää aktiivisesti yhteyttä matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan muihin ainejärjestöihin, erityisestu geofyysiikan opiskelijoiden Geysiriin ja fysiikan opiskelijoiden Resonanssiin. Lisäksi toimitaan mukana Kumpulan kampusalueen yhteisiin tiloihin ja tapahtumiin liittyvissä asioissa.

4.4.2. Uusien opiskelijoiden rekrytointi

Abiturienteille välitetään tietoa meteorologian opiskelusta käymällä lukioissa ja messuilla sekä jakamalla Synopin abiesitettä innostuksen mukaan.

4.4.3. Työnvälitys

Synop toimii yhteistyössä meteorologian alan yritysten ja työnantajien kanssa välittäen alaan liittyviä työpaikkoja.

4.4.4. Ympäristöasiantuntuijoiden keskusliitto YKL

Ympäristöasiantuntijoiden Keskusliittoon, ja varsinkin sen opiskelijaryhmään pidetään yhteyttä.

4.5. Synopin kerhot

4.5.1. Pony’s Action

Kerho järjestää poikkeavia tempauksia, joiden tarkoituksena on romuttaa Synopin urautuneita toimintatapoja.

4.5.2. TuloS

Kerhon pääasiallisena tehtävänä on kehittää jäsenten mallaskulttuurin tuntemusta.

5. ESITYSLISTOJA

5.1. Kevätkokous

Kokouksen avaus

Kokousvirkailijoiden valinta (puheenjohtaja, sihteeri, 2 ääntenlaskijaa, 2 pöytäkirjan tarkastajaa)
Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Esityslistan hyväksyminen
Ilmoitusasiat
Toimintakertomuksen hyväksyminen
Tilinpäätöksen esittäminen
Tilintarkastuskertomuksen esittäminen sekä tili- ja vastuuvapaudesta päättäminen
Muut esille tulevat asiat
Kokouksen päättäminen

5.2. Syyskokous

Kokouksen avaus

Kokousvirkailijoiden valinta

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Esityslistan hyväksyminen

Ilmoitusasiat

Toimintasuunnitelman hyväksyminen

Talousarvion hyväksyminen ja jäsenmaksusta päättäminen

Puheenjohtajan valinta

Hallituksen jäsenten valinta

Synopin Sanomien päätoimittajan valinta

Kahden tilintarkastajan ja henkilökohtaisten varahenkilöiden valinta

Inspehtoorin valinta

Muut esille tulevat asiat

Kokouksen päättäminen

5.3. Hallituksen kokous

Kokouksen avaus

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Esityslistan hyväksyminen

Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus

Ilmoitusasiat

6…n-3. Käsiteltävät päätösasiat

n-2. Muut esille tulevat asiat

n-1. Hallituksen seuraavasta kokouksesta päättäminen

n. Kokouksen päättäminen

6. VASTUUHENKILÖT

6.1. Hallituksen jäsenistä

6.1.1. Hallituksen jäsenet

puheenjohtaja

varapuheenjohtaja

taloudenhoitaja

käteiskassan hoitaja

sihteeri

6.1.2. Vastaavat, joiden olisi toivottavaa olla hallituksen jäsen

opintovastaava

työnvälitysvastaava

tutorvastaava

kansainvälisten asioiden vastaava

tiedotusvastaava

www-vastaava

liikuntavastaava

kulttuurivastaava

MatLu-vastaava

6.1.3. Vastaavat, joiden ei tarvitse olla hallituksen jäsen

Synopin Sanomien päätoimittaja

YKL-vastaava

Emäntä

6.1.4. Vastaavat, jotka eivät saa olla hallituksen jäseniä

tilintarkastajat

6.2. Vastaavien tehtävät

6.2.1. Puheenjohtaja

oikeus kutsua hallituksen kokous koolle

johtaa hallituksen kokouksia

tekee kokousten esityslistat

valvoo, että yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä noudatetaan

valvoo, että hallituksen jäsenet hoitavat tehtävänsä

toimii järjestön pr-henkilönä

laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä varapuheenjohtajan kanssa

6.2.2. Varapuheenjohtaja

hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estynyt

valvoo, että asiat tulee hoidettua

laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä puheenjohtajan kanssa

6.2.3. Taloudenhoitaja

hoitaa yhdistyksen tilejä

maksaa yhdistyksen laskut

hoitaa kirjanpitoa

seuraa rahatilanteen kehittymistä

huolehtii, että hallitus tekee päätökset käteiskassastamaksuoikeuden ylittävistä menoista

tekee talousarvion tulevalle toimintakaudelle

tekee tilinpäätöksen toimintakauden päätyttyä

6.2.4. Käteiskassan hoitaja

taloudenhoitajan apulainen

hoitaa käteiskassaa

ylläpitää jäsenrekisteriä, jossa tiedot jäsenten sähköpostiosoitteesta ja kotipaikkakunnasta

6.2.5. Sihteeri

kirjoittaa hallituksen kokousten pöytäkirjat

hoitaa uuden hallituksen nimenkirjoittajien rekisteröinnin

käsittelee tulevan postin ja toimittaa sen hallituksen jäsenille

lukee yhdistyksen sähköpostit

6.2.6. Opintovastaava

käsittelee ja toimittaa kurssipalautteen eteenpäin

järjestää alkuvuodesta kyselyn seuraavalle lukuvuodelle toivotuista kursseista ja esittää tulokset opintoneuvojalle

toimii opintojen kehittämistoimikunnassa

päivittää abiesitteen yhdessä tutorvastaavan kanssa

6.2.7. Tutorvastaava

tutorien rekrytointi

tutorien tuki ja turva

organisoi fuksisuunnistuksen ja -saunan

päivittää abiesitteen yhdessä opintovastaavan kanssa

6.2.8. Kansainvälisten asioiden vastaava

välittää tietoa ulkomailla opiskelusta

toimii yhteyshenkilönä kansainvälisissä suhteissa, konferensseissa ja excursioissa

6.2.9. Tiedotusvastaava

tiedottaa kokouksista ja tapahtumista sähköpostilistalle ja ilmoitustaululle

huolehtii ilmoitustaulun pitämisestä ajan tasalla

6.2.10. WWW-vastaava

ylläpitää ja päivittää Synopin www-sivuja

vastaa sivujen rakenteen kehittymisestä

huolehtii, että linkit toimivat

ylläpitää Synopin sähköpostilistaa

6.2.11. Liikuntavastaava

varaa sählyvuoron ja ilmoittaa Synopin joukkueen sählysarjaan

kokoaa ja ilmoittaa joukkueen Akateemiseen Warttiin

järjestää muuta liikuntaa ja excursioita

6.2.12. Kulttuurivastaava

järjestää teatteri-, elokuva-, konsertti- ja näyttelykäyntejä

hankkii liput kulttuuritilaisuuksiin

hoitaa tuen anomisen hallituksen kokouksissa

toimii organisaattorina Synopin Suuren kirjan päivityksissä

6.2.13. MatLu-vastaava

osallistuu MatLun hallituksen kokouksiin

ylläpitää suhteita muihin matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan ainejärjestöihin

6.2.14. Synopin Sanomien päätoimittaja

vastaa lehden toimittamisesta

rekrytoi kirjoittajat, valokuvaajat ja taittajat toimitukseen

huolehtii vapaakappaleiden lähettämisestä

6.2.15. Emäntä (usein myös käteiskassan hoitaja)

hoitaa tarjoilun kokouksissa ja muissa tilaisuuksissa

toimii Physicumin opiskelijahuonevastaavana

toimii kalustonhoitajana

6.11.2001 Matti Eerikäinen